Uitlegvideo's

Zo stel je in Celtucom een prikklok in, zodat je team kan inklokken.

Ga naar Tijd, dan Urenstaten, en klik op Toevoegen. Geef de klok een naam die je team herkent. Wij noemen hem Utrecht.

Kies hoe vaak je de lonen uitbetaalt. Kies daarna of je wilt vastleggen waar mensen in- en uitklokken.

Voeg de functies toe waarop mensen inklokken, en kies wie deze klok gebruikt: slimme groepen, of specifieke mensen.

Kies eventueel een beheerder die de klok in de gaten houdt. Controleer de samenvatting, klik op Aanmaken, en de klok staat klaar.

Open Instellingen om hem fijn af te stellen. Automatisch uitklokken sluit een vergeten dienst na negen uur af, en je pauzes stel je hier ook in.

Voeg onder Locatie het adres van je vestiging toe, met een straal. Inklokken daarbuiten mag nog steeds, maar wordt gemarkeerd als buiten de zone.

Sla je wijzigingen op. Je team kan nu inklokken op de telefoon of op het web.

Here's how to add a job in Celtucom.

Open Jobs under Work, and click Add Job.

Give the job a name and an address. This is what your team clocks into.

Under Used in, pick the time clocks and schedules where it should show up.

Add sites if the job has separate areas, like a shop floor and a stockroom.

Click Create job, and it's ready to schedule and clock into.

Here's how to clock in and out in Celtucom, on the web or on your phone.

Open Clock In/Out under My work, and click Clock In.

Pick the job you're working on. Your time starts running right away.

Taking a break? Click Take a Break and choose which one. Your work time pauses.

Click Resume Work to carry on.

When you're done, click End Shift, check your times, and save.

Your shift goes straight into your timesheet. On the phone app, it works the same way.

Zo klok je in en uit met de Celtucom-app.

Tik op het startscherm op Inklokken. Kies je prikklok, tik op Inklokken, en kies je functie en locatie.

Je tijd loopt meteen, en je ziet hem overal in de app.

Pauze nodig? Tik op Pauze nemen en kies er een. De timer laat zien hoeveel tijd je nog hebt.

Ben je terug? Tik op Werk hervatten.

Aan het eind van je dienst tik je op Dienst beëindigen.

Controleer je uren. Onbetaalde pauzes gaan er automatisch af. Tik dan op Bevestigen en opslaan.

Je uren staan meteen in je urenstaat.

Here's how to approve your team's hours and export them for payroll.

Open a time clock and go to Timesheets. The Totals view shows each person's hours against their schedule.

Click a name to see the days behind it. Sophie is still clocked in, and a running shift can't be approved yet.

So click Approve all without issues, and confirm.

Approving mid-period is fine: new hours are approved automatically, and each day locks once it's over.

Five timesheets approved. Now choose Export, then Payroll totals, pick what to include, and export to Excel or CSV.

Your file is ready, and Celtucom tells you if a timesheet is still open.

Here's how to see your team's hours at a glance in Celtucom.

Open Analytics under Insights, and pick a period.

At the top: hours worked, overtime, and how much of the schedule was actually worked.

Below that, attendance and time off by type, and the trend over the period.

At the bottom, hours per job and per person, with their overtime.

Need the numbers elsewhere? Click Export CSV.

Zo maak en publiceer je een rooster in Celtucom.

Open Rooster onder Tijd, kies een locatie, en ga naar de week die je wilt plannen.

Het snelst begin je zo: kies onder Acties voor Vorige week kopiëren. Diensten van mensen met verlof worden voor je overgeslagen.

Elke kopie is een concept. Niemand ziet het voordat je publiceert.

Om een dienst toe te voegen, klik je op het plusje in een lege cel. Geef hem een titel en een functie, en sla hem op als concept.

Ziet de week er goed uit? Klik dan op Publiceren. Iedereen krijgt zijn rooster op de telefoon.

Here's how to check your schedule in the Celtucom app.

Your next shifts are right on the home screen. Tap Schedule to see them all.

Pick your schedule, and your week is laid out day by day, with your total hours at the top.

Tap the arrow to look ahead to next week.

Tap a shift to see the details: the location, your break, and how long until it starts.

Switch to Month for the bigger picture. Days you've booked off show up in green.

Here's how to swap a shift in the Celtucom app.

Tap Schedule on the home screen, pick your schedule, and go to the week with the shift you can't make.

Tap that shift, then tap Request swap.

Add a short note for your coworkers, and tap Request Swap.

That's it. Your request goes out to every coworker who can take this shift.

Once someone takes it and your manager approves, the shift is theirs. You can follow it under My requests.

Here's how to set up a leave policy in Celtucom.

Open Time Off, go to Policies, and click New policy.

Name it, and choose the type of leave. Here: sick leave.

Under Accrual, set the allowance. Sick leave has no limit, so switch it off.

Under Rules, decide if a manager has to approve. Sick leave is approved automatically.

Assign it to your team, and click Create policy.

Zo vraag je verlof aan in de Celtucom-app.

Tik op het startscherm op Verlof. Bovenaan zie je hoeveel dagen je nog over hebt.

Tik op het plusje voor een nieuw verzoek, en kies het soort verlof.

Kies je eerste en laatste dag. De kalender laat je diensten zien, en de dagen die je al vrij hebt.

Je ziet meteen hoeveel dagen je aanvraagt, en welke diensten erop vallen. Tik dan op Versturen.

Je verzoek staat nu in afwachting. Je leidinggevende krijgt het meteen, en het antwoord zie je hier.

Here's how to approve time off in Celtucom.

Open Time Off under Time. New requests wait on the Pending tab.

Click a request to see the details: the dates, the hours, and what's left of the balance.

You'll also see if anyone else is off those days.

Click Approve. The employee hears back right away.

And on the calendar, you see who's off and when.

Zo voeg je je team toe aan Celtucom.

Open Gebruikers onder Mensen, en klik op Gebruiker uitnodigen.

Om één persoon uit te nodigen, vul je het e-mailadres en de naam in, en verstuur je de uitnodiging.

Wil je een heel team tegelijk uitnodigen? Gebruik dan de uitnodigingslink.

Kopieer hem, deel hem, of laat de QR-code zien, bijvoorbeeld op een scherm in de kantine.

Iedereen die zich via de link aanmeldt, wacht op jouw goedkeuring.

Here's how to create a smart group in Celtucom.

Open Smart Groups under People, and click New group.

Give the group a name. Then add a rule, for example: Department is Warehouse.

On the right, you see right away who's in it. People who match later on join by themselves.

Click Create group. You can now pick it when you assign time clocks, documents and more.

Here's how to collect documents from your team in Celtucom.

Open Documents under People, and click New pack.

Give the pack a name and a short description. Then choose who has to hand it in, for example everyone with the user role.

Add the documents you need, like an ID card, and set how long they stay valid. Here: 730 days, so two years.

Add a signed contract as a PDF, and click Save.

Now you see per person what they've handed in, and what's still missing.

Here's how to post an announcement in Celtucom.

Open Announcements under Communication, and click New announcement.

Write a title and your message. The preview on the right shows exactly what your team will see.

Want a quick answer? Add a poll.

Choose who it's for: everyone, or specific groups.

Pick how they're notified, and pin it to the top if it matters.

Check the summary, and click Publish.

Here's how to chat with your team in Celtucom.

Click the chat icon at the top, and then New chat.

Choose New group. Give it a name, and add the people who belong in it.

Click Create, and open the new group.

Type your message and send it. Everyone in the group sees it in the app. You can add emoji and files too.

Here's how to assign a task in Celtucom.

Open Tasks under Work, and click New task.

Give the task a title, and add a short description.

Break it into steps under Subtasks. Your team checks them off one by one.

Choose who it's for, and set the priority.

Click Publish task. It lands straight on their phone.

Here's how to send your team a checklist in Celtucom.

Open Forms under Communication, and start from one of the templates.

Change any question you like. The preview shows how it looks on the phone.

Add a field, for example a signature, so every checklist is signed off.

Click Publish, and choose who should fill it in.

Check the summary and publish. Your team gets a notification right away.